Dijital İşlerde Düzeni Sağlamanın Yolları
Birikmekte olan e-mailler, kısa mesajlar, depolanması gereken belgeler, fotoğraf ve videoların adeti gün geçtikçe dijital dağınıklık yaratmaya sebep oluyor. Yüz elli yılı aşkın mazisiyle Generali Sigorta şirketi, çağımızın en mühim sorunlarından olan dijital dağınıklığın önüne geçecek ve günlük yaşantımızı az da olsa kolay hale getirebilecek tavsiyelerde bulundu.
Bazı Çözüm Yolları
• E-Mail Sıfırlamak
Cevaplanması gereken e-mail sayısının çoğalması, iş sürecinin ve iletişimin çok daha karmaşık bir hale gelmesine sebep oluyor. Bu mühim sorunun önüne geçebilmek için mail trafiği yönetmenin iş ve özel yaşantımızda merkeze alınmış olması ve e-maillerin birikmeden gün gün sıfırlanması, dijital dağınıklık sorununu bertaraf etmede olanak sağlamakta.
• Klasörlerle Çalışmak
Dijital olarak saklanması gereken belgeler, videolar ve fotoğrafları kolay biçimde bulanabilecek bir isimle kodlama ve saklamanın yaşamı fazlasıyla kolaylaştırdığı bir gerçektir. Arşiv yaparak dijital dağınıklığı engellemek fazlasıyla mümkün.
• İş Özelinde Doğru Uygulama Kullanma
İşle alakalı mühim belge ve görüntülerin e-mail trafiği üstünden değil WhatsApp veya Telegram benzeri uygulamalar üstünden paylaşılması, son zamanlarda oldukça yaygın vaziyette. Fakat bu durum dijital alanda dağınıklığa sebebiyet veren unsurlar arasında en üst sıralarda bulunuyor. Mühim belgelerin, bu uygulamalar yerine e-mail ile paylaşılması hem kolay bulunmaları hem de arşiv edilebilmeleri bakımından kolaylık sağlar.
• Bulut Depolamadan Faydalanmak
Dropbox, SkyDrive, Google Drive, iCloud benzeri bulut depolama çözümleri, ihtiyaç duyulan tüm dosyaların, resimlerin ve videoların bir limit dahilinde ücretsiz olarak depolanmasını olanaklı kılıyor. Dosyaların rahatlıkla depolanması ve düzenlenmesini sağlayan bu hizmetler, dijital dağınıklık sorunu yaşayanlar için imdada yetişiyor.
• Lüzumsuz Üyeliklere Son Verme
Zamanında üye olunan fakat artık alakalı olunmayan ve daimi olarak bildirim paylaşan üyelikler ve gruplardan çıkmak, yine dijital dağınıklığın azalmasını sağlayabilecek uygulamalar arasında. Bu üyeliklerden gelen e-maillerin veya mesajların gereksiz olarak vakit almaması için, üyeliklerin tekrar gözden geçirilmeleri önem kazanıyor.
• Alternatif İletişim Yöntemi Tercih Etme
Mümkün olan durumlarda e-mail veya mesaj uygulamalarını kullanmaktansa, telefonla haberleşmek veya yüz yüze iletişim tekniklerinin kullanılıyor olması da, dijital dağınıklık sorunun önüne geçilmesinde önemli bir etken oluyor.
